نحوه نگارش و ارسال ایمیل به استاد و دریافت پذیرش تحصیلی 

یکی از دغدغه‌های افرادی که قصد دریافت پذیرش تحصیلی از دانشگاه‌های خارج از کشور را دارند، نحوه نگارش و ارسال ایمیل به استاد است، زیرا یکی از اساسی‌ترین و مهم‌ترین مراحل برای دریافت پذیرش تحصیلی، مکاتبه با استاد است. 

مکاتبه با استاد در دانشگاه‌ها و رشته‌هایی که استاد محور هستند، اهمیت بسیار زیادی دارد، زیرا در این دانشگاه‌ها استاد است که برای پذیرش دانشجو تصمیم می‌گیرد و در صورتی که بتوانید استاد را برای اهداف خود قانع کنید، می‌توانید پذیرش تحصیلی گرفته و راهی کشور و دانشگاه مقصد شوید. 

با این حال نگارش و ارسال ایمیل به استاد نیز قوانین خاص خود را دارد که باید آنها را به خوبی بشناسید تا بتوانید نتیجه خوبی بگیرید. ما در ادامه این مطلب سعی داریم تا شما را با نحوه نگارش و ارسال ایمیل به استاد آشنا کنیم، بنابراین توصیه می‌کنیم که این مقاله را به دقت بخوانید. 

مراحل پذیرش تحصیلی و ارسال ایمیل به استاد

شما به عنوان دانشجویی که قصد تحصیل در یکی از دانشگاه‌های خارجی مثلا کانادا را دارد، باید مراحل مختلفی را پشت سر بگذارید تا بتوانید پذیرش تحصیلی از دانشگاه و رشته مورد نظر را بگیرید.

 بیشتر دانشگاه‌ها و رشته‌ها در مقطع دکترا استاد محور هستند، یعنی اینکه شما باید استاد مورد نظر خود را یافته و با مکاتبه با استاد برای دریافت پذیرش اقدام کنید. 

برای اینکه استاد مناسبی برای پذیرش پیدا کنید، قبل از هر چیز کشور و دانشگاه مقصد خود را از طریق سایت‌هایی مثل QS پیدا کنید و بعد از طریق گوگل یا سایت دانشگاه مورد نظر درباره اساتید تحقیق کرده و استادی مرتبط با رشته و اهداف خود پیدا کنید. 

معمولا صفحه شخصی اساتید بر روی سایت رسمی دانشگاه وجود دارد و شامل چند بخش است:

۱- اطلاعات تماس 

۲- بخش Research interests که باید به دقت مورد مطالعه قرار دهید تا مطمئن شوید که با علایق شما مطابقت دارد یا خیر

۳- مقالات، افتخارات و سوابق استاد 

بیشتر بخوانید: از صفر تا صد اپلای دانشگاه‌های آمریکا

۲- مکاتبه با استاد از طریق ایمیل 

بعد از یافتن استاد مناسب برای درخواست پذیرش، باید از طریق ایمیل با او مکاتبه داشته باشید که نحوه نگارش ایمیل به استاد بسیار مهم است و تاثیر بسیار زیادی در نتیجه درخواست شما خواهد داشت. در ارسال ایمیل به استاد باید به موارد زیر توجه داشت. 

• عنوان درست برای ایمیل 

یکی از اولین و مهم‌ترین موارد در زمان ارسال ایمیل به استاد، نوشتن یک عنوان مناسب برای ایمیل است. این عنوان باید بتواند استاد را جلب کند، زیرا اساتید هر روز ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنند و ممکن است بسیاری از ایمیل‌ها به دلیل عناوینی که دارند، اصلا باز نشوند، بنابراین اگر می‌خواهید ایمیل شما باز شود، باید یک عنوان جذاب و گیرا برای ایمیل خود انتخاب کنید. 

بهتر است در عنوان ایمیل از عبارت PROSPECTIVE STUDENT استفاده شود تا شانس دیدن ایمیلتان بالا برود. 

• رعایت نکات نگارشی 

رعایت علائم نگارشی در زبان انگلیسی بسیار اهمیت دارد، بنابراین در ارسال ایمیل به استاد باید به تمامی این علائم توجه داشته باشید. 

• لحن مودبانه 

لحن نوشته و جملات باید کاملا محترمانه و رسمی باشند. شروع ایمیل نیز بسیار مهم است، بنابراین مقدمه را با جملات مودبانه بسیار خوب شروع کنید و از عبارت‌هایی مثل Dear dr، Dear Prof و Respected Prof استفاده کنید. 

• عدم تملق و چاپلوسی

در متن ایمیل به هیچ عنوان از جملات و عباراتی که جنبه تملق و چاپلوسی دارند، استفاده نکنید. تعارفاتی که در جامعه ایرانی زیاد تکرار می‌شوند برای اساتید خارجی ناشناخته هستند و حتی این تعارفات نیز می‌توانند به معنی چاپلوسی و تملق باشند، بنابراین منظورتان را به راحتی و با شفافیت کامل انتقال دهید. 

• بیان توانایی‌ها 

در ایمیل باید بیوگرافی و توانایی‌های خودتان را به صورت مختصر و مفید بنویسید و کاری کنید که استاد به خواندن بقیه ایمیل ترغیب شود. 

• صداقت در نگارش

در طول ایمیل صداقت را در پیش گرفته و از هر گونه دروغ بپرهیزید. در تمامی مراحل ایمیل، صداقت بسیار مهم است. 

• اشاره به فعالیت‌‌ها و تحقیقات استاد

در دومین پاراگراف، باید درباره فعالیت‌ها و تحقیقات استاد صحبت کرده و نشان دهید که برای انتخاب این استاد دلایل قانع‌کننده‌ای دارید و تحقیقات استاد به شما و رشته تحصیلی و اهدافتان مرتبط است. در واقع این بخش بسیار مهم بوده و در پذیرش تحصیلی شما نقش عمده‌ای دارد. 

• عدم ارسال ایمیل به چند استاد به صورت همزمان 

یکی از مواردی که در ارسال ایمیل به استاد باید به آن توجه داشته باشید این است که هیچ‌گاه به چند استاد یک دانشگاه به صورت همزمان ایمیل نزنید، زیرا اگر در جلسات کمیته پذیرش مشخص شود که شما با بیش از یک استاد مکاتبه کرده‌اید، درخواست پذیرش شما ریجکت خواهد شد. 

• استفاده از عبارت‌های مناسب برای پایان ایمیل 

برای اینکه ایمیل نتیجه خیلی خوبی داشته باشد باید بتواند استاد را متاثر کند، بنابراین پایان ایمیل را با عبارت‌های مناسب به اتمام برسانید. 

• ارسال ایمیل در زمان مناسب

بهترین و مناسب‌ترین زمان برای ارسال ایمیل به استاد، فروردین (March) و پایان مرداد (August) است، پس اگر می‌خواهید برای ترم پاییز اپلای کنید، فروردین و اگر می‌خواهید برای ترم زمستان اقدام کنید، مرداد برای ارسال ایمیل به استاد اقدام کنید. 

در روزهای تعطیل و غیر از ساعات اداری به هیچ‌عنوان ایمیلی ارسال نکنید، همچنین بهترین ساعت برای ارسال ایمیل، ساعت ابتدایی روز است که اساتید در این ساعت ایمیل‌‌های خود را چک می‌کنند. (البته به ساعت محلی دانشگاه مقصد توجه داشته باشید.)

نتیجه بعد از ارسال ایمیل به استاد 

بعد از ارسال ایمیل به استاد برای هر جوابی آماده باشید. ممکن است که استاد درخواست شما را بپذیرد که در این صورت ممکن است که قرار یک مصاحبه آنلاین بگذارد که باید در این مصاحبه شرکت کنید. 

اگر جواب استاد مبهم بود به اساتید دیگر ایمیل بزنید و ممکن است که هیچ جوابی دریافت نکنید که البته نباید ناامید شوید.

شما می‌توانید به اساتید زیادی ایمیل بزنید تا پذیرش خود را بگیرید، بنابراین ناامید نشوید. 

بیشتر بخوانید:‌دانشگاه های کمیته محور و دانشگاه های استاد محور

جمع‌بندی 

یکی از مراحل مهم در اپلای تحصیلی دانشگاه‌ها به خصوص در مقطع دکترا، مکاتبه با استاد است. در بسیاری از رشته‌ها که استاد محور هستند، شما می‌توانید با ارسال ایمیل به استاد، برای دریافت پذیرش تحصیلی اقدام کنید. 

اما باید توجه داشته باشید که اساتید به هر ایمیلی پاسخ نمی‌دهند و هر چقدر در نگارش و ارسال ایمیل بیشتر وقت بگذارید و به تمامی نکات توجه داشته باشید، در نتیجه ‌گیری شما موثر خواهد بود. ما در این مقاله سعی کردیم تا شما را تا حدودی با نگارش و ارسال ایمیل به استاد آشنا کنیم. 

برای اینکه بیشتر با اپلای تحصیلی و نکات موثر در دریافت پذیرش آشنا شوید، سایر مقالات این سایت را نیز بخوانید، همچنین برای دریافت مشاوره و خدمات اپلای این فرم را تکمیل کنید تا کارشناسان مهاجرتی ما با شما تماس بگیرند. 

سوالات متداول 

۱- بعد از ارسال ایمیل به استاد چند نوع جواب ممکن است که دریافت کنیم؟

چهار نوع جواب – عدم موافقت، درخواست اطلاعات بیشتر، درخواست مصاحبه و دریافت جواب مبهم 

۲- آیا استاد را می‌توانیم  آقا یا خانم خطاب کنیم؟

خیر، به هیچ عنوان استاد را با MR, MS و… خطاب نکنید. 

۳- از چه جملات و عبارت‌هایی برای شروع می‌توانیم استفاده کنیم؟

از عبارت‌هایی مثل:‌ I hope you are having a great week  و…