ارسال ایمیل به استاد برای اپلای تحصیلی

یکی از موارد مهم در اپلای تحصیلی در دانشگاه‌های استاد محور، نحوه ارسال ایمیل به استاد است. نحوه نوشتن ایمیل تاثیر زیادی در متقاعد کردن استاد در پروسه پذیرش تحصیلی دارد و از آنجایی که ایمیل بهترین راه مکاتبه است،‌ باید به بهترین شکل نوشته شده و تمامی علائم نگارشی رعایت شود. 

از طرفی اساتید دانشگاه‌ها روزانه ایمیل‌های زیادی از دانشجویان، مجلات علمی، ژورنال‌ها، دانشگاه‌ها و… دریافت می‌کنند، بنابراین ممکن است که برخی از ایمیل‌ها را نبینند، بنابراین برای اینکه ایمیل دیده و خوانده شود، باید به نکاتی توجه داشت که در ادامه به این موارد خواهیم پرداخت. اگر شما هم می‌خواهید با اصول صحیح ارسال ایمیل به استاد آشنا شوید، این مقاله را بخوانید. 

اهمیت ایمیل به استاد برای پذیرش 

دانشجویان بین‌المللی که قصد ادامه تحصیل در مقطع دکتری در دانشگاه‌های خارج از کشور را دارند، باید با ارسال ایمیل به استاد مراحل دریافت پذیرش تحصیلی خود را پیش ببرند. در واقع دانشجو باید پروپوزال مورد نظر را به استاد راهنما در دانشگاه مقصد ارسال کرده و در صورت پذیرش پروپوزال توسط استاد راهنما، پذیرش تحصیلی بگیرد. 

البته قبل از ارسال ایمیل، دانشجو باید یک لیستی از اساتید دانشگاه‌ها و کالج‌ها را تهیه کرده باشد. هر چقدر که دانشجو بیشتر با نحوه ارسال ایمیل به استاد آشنا باشد، شانس بیشتری برای گرفتن پذیرش از استاد خواهد داشت. 

البته نوشتن ایمیل به استاد آداب و رسوم خاص خود را دارد و دانشجویان برای پذیرش باید تمامی دستورالعمل‌های لازم برای ایمیل زدن را رعایت کند. در این ایمیل باید بیشتر درباره موضوعات تحقیقاتی که مورد علاقه استاد است، صحبت شود، همچنین عنوان ایمیل، نمونه متن ایمیل به زبان انگلیسی، نمونه ایمیل برای فرصت مطالعاتی، ایمیل یادآوری، نامه درخواست بودجه یا فاند از استاد و نمونه ایمیل مکاتبه به استاد از مواردی هستند که در اپلای مورد نیاز هستند. 

بیشتر بخوانید: تفاوت دانشگاه‌های کمیته محور با دانشگاه های استاد محور

نکات مهم در ارسال ایمیل به استاد 

همان‌طور که قبلا نیز به آن اشاره شد، ارسال ایمیل به استاد یکی از مهم‌ترین مراحل برای پذیرش تحصیلی است. در زمان نوشتن ایمیل به استاد باید به نکات زیادی توجه داشت که از مهم‌ترین این نکات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد. 

• نحوه سلام دادن

در زمان نگارش یک ایمیل رسمی، باید با عبارت سلام و یا استاد عزیز، ایمیل را شروع کنید. یعنی با کلمات Dear Professor و Hello باید ایمیل شروع شود. 

• پارگراف‌بندی

متقاضی باید در پاراگراف اول خود را معرفی کرده و مواردی را بنویسد که نظر استاد را جذب کند. در پاراگراف دوم باید موضوع اصلی ایمیل را مطرح کند. پاراگراف آخر نیز مربوط به اعلام علاقه و تمایل متقاضی به کار و همکاری با گروه تحقیقاتی استاد است. 

• نوشتن عنوان 

بعد از سلام باید عنوان ایمیل و نام استاد را بنویسید که این مورد نشان‌دهنده نهایت احترام به استاد و جایگاه اوست. در صورتی که کسی استاد را معرفی کرده است، بهتر است که نام معرف را نیز بنویسید. از طرفی باید دانشگاه محل تحصیل و همچنین علایق تحقیقاتی خود را مشخص کرده و معدل GPA را بنویسید، همچنین تز خود را شرح دهید. 

در واقع عنوان مهم‌ترین قسمت ایمیل است و استاد در ابتدا آن را می‌بیند، بنابراین باید در انتخاب موضوع بسیار دقت کنید. کلمه کلیدی در عنوان ایمیل باید Prospective Student (دانشجوی آینده) باشد تا استاد ایمیل را خوانده و پاسخ دهد. 

• معرفی برای درخواست پذیرش 

در زمان نوشتن ایمیل به استاد راهنما برای پذیرش تحصیلی، باید بتوانید خود را در یک جمله معرفی کنید. در این مرحله باید نام و ملیت خود را به استاد بگویید. به او بگویید که در چه کلاس‌ها و درس‌هایی از او حضور داشته‌اید. دانشگاه محل تحصیل و علایق تحقیقاتی خود را گفته و توضیح دهید که دلیل علاقه شما به همکاری با این استاد چیست. 

• ارائه درخواست به استاد

در محتوای ایمیل باید به وضوح به استاد درخواست داده و اگر سوالی در ذهن دارید، به‌صورت مستقیم این سوال را بپرسید. در واقع باید دایره لغات شما به شکلی باشد که نشان‌دهنده علاقه شما به دانشگاه، دانشکده و دوره باشد. در واقع باید علاقه خود را برای تحصیل در این دانشگاه و همکاری با این هیئت علمی نشان دهید. 

• اشاره به تحقیقات استاد

مورد دیگر که در ارسال ایمیل به استاد بسیار اهمیت دارد، این است که باید در این ایمیل نشان دهید که شما حوزه تحقیقاتی استاد و کارهایی را که انجام می‌دهد، به خوبی می‌شناسید. از طرفی باید تمامی علایق فنی و شخصی خود را نیز فهرست کرده و با حوزه تحقیقاتی استاد مورد نظر مرتبط کنید. شما می‌توانید به مقالات پژوهشی و یا کنفرانس‌های علمی خود نیز مراجعه کنید. 

در واقع باید نشان دهید که با رشته تحصیلی استاد کاملا آشنا هستید. به سرمایه‌گذاری‌های استاد در پروژه‌های تحقیقاتی اشاره کنید و تحقیقات انجام شده استاد را با رزومه خود مرتبط کنید. 

• توجه به علائم نگارشی

معمولا اکثر اساتید به صحیح بودن اصول نگارشی و گرامر بسیار حساس هستند، بنابراین باید به تمامی علائم نگارشی و دستور زبان توجه داشته باشید و یک نامه رسمی و بی‌نقص بنویسید. 

• تشکر از استاد 

در انتهای از استاد به خاطر اینکه ایمیل را می‌خواند، تشکر کنید. این تشکر باید با عبارات و جملات رسمی و مودبانه بوده و می‌توانید از یک عبارت ساده مانند Thanks یا Sincerely در کنار اسم خودتان در پایان استفاده کنید. 

بیشتر بخوانید: گپ تحصیلی و راه‌های جبران آن

سایر نکات در ارسال ایمیل به استاد 

از دیگر مواردی که در ارسال ایمیل به استاد برای اپلای باید به آن توجه داشت، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد. 

۱- خودداری از نوشتن متن طولانی در ایمیل (بهتر است که متن ایمیل در حدود ۲۰۰ الی ۳۰۰ کلمه باشد)

۲- در ارسال ایمیل به استاد از عباراتی مانند: صبح‌بخیر، شب بخیر و… استفاده نشود. 

۳- در روزها و ساعات کاری باید ارسال ایمیل به استاد انجام شود، زیرا آنها معمولا در روزهای کاری و اول وقت ایمیل‌های خود را چک می‌کنند. 

۴- می‌توانید برخی از عبارات را بولد کرده و یا با زیرخط اهمیت آن را نشان دهید. 

۵- استاد را با عنوان‌های MSC، MS و MR خطاب نکنید. 

۶- بهتر است که ایمیل با فونت‌های Helvetica ، Arial و Time New Roman در سایز ۱۲ و به رنگ مشکی نوشته شود. 

۷- می‌توانید از عباراتی مثل، امیدوارم هفته خوبی داشته باشید، استفاده کنید. 

۸- در صورتی که در عرض یک هفته از استاد ایمیلی دریافت نکردید، نگران نباشید. یک ایمیل پیگیری ارسال کنید و درخواست پاسخ کنید. در صورتی که باز هم ایمیلی دریافت نکردید، به فکر استاد دیگری باشید. 

منظور از ایمیل ریمایندر چیست؟

در صورتی که چند روز بعد از ارسال اولین ایمیل، پاسخی از استاد دریافت نکردید، باید به ایمیل قبلی خود ریپلای کنید. البته این ایمیل باید متن کوتاه‌تری نسبت به ایمیل قبلی داشته باشد. در متن این ایمیل باید به این نکته اشاره کنید که چند روز قبل یک ایمیل ارسال کرده‌اید و پاسخی دریافت نشده است. 

شما باید به این مورد نیز اشاره کنید که به تحقیق علاقه‌مند بوده و پاسخ استاد برایتان بسیار مهم است. روش ارسال ایمیل ریمایندر به دو صورت است. 

۱- به استادهای مورد نظر ایمیل بزنید و بعد از یک ماه در صورتی که پاسخی دریافت نکردید، به استاد اول ایمیل ریمایندر بزنید. 

۲- در روش دوم، در صورتی که ۳ الی ۴ روز بعد از ارسال ایمیل به استاد، پاسخی دریافت نکردید، اطلاعات را برای هر استاد ارسال کرده و یک یا ده هفته بعد ایمیل ریمایندر بزنید. 

ایمیل به استاد برای درخواست کمک مالی 

در بیشتر دانشگاه‌ها، اساتیدی هستند که در حال گرفتن بورسیه و یا فاند برای دانشجویان مقطع دکتری هستند. در صورتی که شما متقاضی دریافت بورسیه یا فاند هستید، باید درخواست خود را به صورت غیرمستقیم در ایمیل به استاد بیان کنید. 

همان‌طور که به صورت واضح درباره علاقه خود به تحقیقات استاد و زمینه فعالیت‌های او صحبت می‌کنید، به صورت غیرمستقیم درباره کمک هزینه‌ها و فاند تحصیلی اطلاعاتی را از استاد بخواهید. 

جمع‌بندی

یکی از مواردی که در دریافت پذیرش تحصیلی از دانشگاه‌های مختلف دنیا به ویژه در مقطع دکترا اهمیت دارد، ارسال ایمیل به استاد است. با ارسال یک ایمیل صحیح و اصولی می‌توانید نظر استاد را جلب کرده و پذیرش تحصیلی خود را از دانشگاه مورد نظر بگیرید. 

ما در این مقاله سعی کردیم تا نکات مهم درباره نحوه ارسال ایمیل به استاد را به شما توضیح دهیم. در صورتی که تمایل دارید بیشتر درباره اپلای تحصیلی بدانید، سایر مقالات این بخش را نیز بخوانید. 

بیشتر بخوانید: شرایط اپلای مشمولین خدمت سربازی